规范化库房管理中，各方面的流程操作、作业要求、注意细节、7S管理、奖惩规定、其他管理要求等都需要通过制度或规定进行明确的指示，部署工作的方向和目标，工作的方法和措施。总的来看，规范化库房管理必备以下七大要素：

一、物品验收

（1）仓管员对采购员购回的物品无论多少、大小等都要进行验收，并做到：

----①发票与实物的名称、规格、型号、数量等不相符时不验收；

----②发票上的数量与实物数量不相符，但名称、规格、型号相符可按实际验收；

----③对购进的食品原材料、油味料不鲜不收，味道不正不收；

----④对购进的物品已损坏的不验收。

（2）验收后，要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数量和金额填写验收单，一式四份，其中一份自存，一份留仓库记账，一份交采购员报销，一份交材料会计。

二、入库存放

（1）验收后的物资，除直拨的外，一律要进仓保管；

（2）进仓的物品一律按固定的位置堆放；

（3）堆放要有条理、注意整齐美观，不能挤压的物品要平放在层架上；

（4）凡库存物品，要逐项建立登记卡片，物品进仓时在卡片上按数加上，发出时按数减出，结出余数；卡片固定在物品正前方。

三、保管与抽查

（1）对库存物品要勤于检查，防虫蛀、鼠咬，防霉烂变质，将物资的损耗率降到最低限度。

（2）材料会计或有关管理人员也要经常对仓库物资进行抽查，检查是否账卡相符、财物相符、账账相符。

四、领发物资

（1）领用物品计划或报告：

----①凡领用物品，根据规定须提前做计划，报库存部门准备；

----②仓管员将报来的计划按每天发货的顺序编排好，做好目录，准备好物品，以使取货人领取。

（2）发货与领货：

----①各部门各单位的领货一般要求专人负责；

----②领料员要填好领料单（含日期、名称、规格、型号、数量、单介、用途等）并签名，仓管员凭单发货；

----③领料单一式三份，领料单位自留一份，单位负责人凭单验收；仓管员一份，凭单入账；材料会计一份，凭单记明细账；

----④发货时仓管员要注意物品先进的先发、后进的后发。

（3）货物计价：

----①货物一般按进价发出，若同一种商品有不同的进价，一般按平均价发出；

----②需调出酒店以外的单位的物资，一般按原进价或平均价加手续费和管理费调出。

五、盘点

（1）仓库物资要求每月月中小盘点，月底大盘点，半年和年终彻底盘点；

（2）将盘点结果列明细表报财务部审核；

（3）盘点期间停止发货。

六、记账

（1）设立账簿和登记账，账簿要整齐、全面、一目了然；

（2）财簿要分类设置，物资要分品种、型号、规格等设立财户；

（3）记账时要先审核发票和验收单，无误后再入账，发现有差错时及时解决，在未弄清和更正前不得入账；

（4）审核验收单、领料单要手续完善后才能入账，否则要退回仓管员补齐手续后才能入账；

（5）发出的物资用加权平均法计价，月终出现的发货计价差额分品种列表一式三份，记账员、部门、财务部门一份；

（6）直拨物资的收发，同其他人库物资一样入账；

（7）调出本酒店的物资所用的管理费、手续费、不得用来冲减材料成本，应由财务部冲减费用；

（8）进口物资要按发票的数量、金额、税金、检疫费等如实折为单价人民币入账，发出时按加权平均法计价；

（9）对于发票、税单、检疫费等尚未到的进口物资，于月底估价发放，待发票、税单、检设费等收到、冲减估价后，再按实入账，并调暂估价，报财务部材料会计调整三级账；

（10）月底按时将材料会计报表连同验收单、领料单等报送财务部材料会计；

（11）与仓管员校对实物账，每月与财务部材料会计对账，保证账物相符、账账相符。

七、建立档案制度

（1）仓库档案应有验收单、领料单和实物账簿；

（2）材料会计的楼案有验收单、领料单、材料明细账和材料会计报表。

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